De Procedurmanual av ett företag Det är ett skriftligt dokument som visar steg-för-steg-instruktioner om hur du ska slutföra en jobbuppgift eller hur man hanterar en specifik situation när den uppstår på arbetsplatsen. Innehåller företagets bästa praxis och beskrivningar av de viktigaste affärsprocesserna.
Denna handbok innehåller också metoder och standarder för hur arbetet förväntas utföras. Genom att skapa procedurhandboken kan företaget styra mot tillväxt, förenkla utbildningen och underlätta dess skalningsförmåga.
Denna handbok kan vara ett bindemedel med tre ringar, en mapp på en delad nätverksenhet eller en automatiserad version publicerad online, med hjälp av en programvara administrering av förfaranden. Alla bör förstå vad procedurhandboken är gjord av och var den kan hittas när någon behöver den.
Att skriva en procedurmanual kräver en tydlig förståelse för de steg som är involverade i en viss process. När verksamheten växer kommer nya procedurer att behövas. Procedurhandboken kan också betraktas som ett bibliotek med procedurer.
Handboken innehåller provförfaranden som kan användas som mall för nya driftsförfaranden. Alla anställda i organisationen måste utbildas om företagets policyer och rutiner; bör alltid ha omedelbar tillgång till en procedurmanual.
Artikelindex
Med hjälp av en välskriven procedurhandbok kan ett företag underlätta utbildningen av nya anställda mer effektivt..
Utöver träning ger en procedurmanual nuvarande teammedlemmar en resurs för att lära sig om mindre använda procedurer, vilket säkerställer att de utförs med rätt formalitet och bibehåller kvalitetskontroll..
Anställda måste förstå vad som förväntas av dem. Handledare behöver en procedurhandbok för att hantera affärsprocesser. Genom att dokumentera standarderna kommunicerar du vad som är viktigt för tillväxt, kvalitet och kundnöjdhet.
Genom policyer och förfaranden som påverkar ett funktionellt område har frontlinjearbetare befogenhet att fatta effektiva och tidsbesparande beslut.
En effektiv procedurmanual tillhandahåller lämpliga metoder för interdepartemental kommunikation, gör det möjligt för personal att arbeta tillsammans för att lösa dagliga affärsproblem utan att behöva onödigt tillsynsinblandning.
Syftet med procedurhandboken bör vara att organisera olika innehåll så att de återspeglar företagets former och kommunikationsmedel för att utföra tjänsten eller tillverka produkten till lägsta kostnad och på kortast möjliga tid..
Har den extra fördelen att upprätthålla arbetstillfredsställelse och hög personalmotivation.
Innan du utvecklar en procedurhandbok är det viktigt att förstå skillnaden mellan policy, kärnprocess och procedur..
- Policy är en uppsättning grundläggande principer och tillhörande riktlinjer, formulerade och tillämpade av ledningen för en organisation, för att styra och begränsa sina handlingar i strävan efter långsiktiga mål.
- Grundprocessen är sekvensen av ömsesidigt beroende och länkade procedurer, som i varje steg förbrukar en eller flera resurser (anställdas tid, energi, maskiner, pengar) för att konvertera ingångar till utgångar. Dessa resultat fungerar som input till nästa steg tills ett känt mål eller slutresultat uppnås..
- Procedur är en sekvens av aktiviteter eller en fast åtgärd, definierad av steg (som innehåller tydligt definierade start- och slutpunkter) som måste utföras i samma ordning för att lyckas med en uppgift.
Alla de centrala processer som företaget har måste beaktas. Det börjar med att definiera vilka processer som kommer att avgränsas och kartläggas i procedurmanualen och skapa en sammanfattning av alla procedurer som du vill inkludera..
Även om inte alla processer kan listas är det viktigt att fastställa de mest grundläggande och viktiga. Till exempel kan en restaurang definiera kärnprocesserna för hur en viss maträtt tillverkas, men lika viktigt är restaurangens rengöringsprocess..
En lista över kärnprocesser som behöver täckas bör skapas så att var och en kan integreras i procedurmanualen efter kartläggning. Konturen kommer att fungera som en guide för att säkerställa att ingen av uppgifterna lämnas när handboken börjar skrivas..
Inkludera en kort beskrivning av vad som ingår i handboken, som går direkt till de personer som kommer att använda handboken, vad läsarna kan förvänta sig när de använder handboken och det bästa sättet att använda handboken (dvs. "läs den omslag till omslag slut ”eller“ använd den som referens för att hitta procedurer efter behov ”).
Varje process definieras av de steg eller uppgifter som är nödvändiga för att slutföra den. Att missa ett steg kan innebära att du tappar eller försenar en beställning eller har en defekt slutprodukt. Att skapa ett flödesschema definierar arbetsflödet.
För att slutföra en manual måste du börja med en process i taget: börja med den första processen i konturen. Stegen som krävs för att slutföra processen beskrivs, sedan går du tillbaka och skriver ner detaljerna för varje steg.
Se till att varje steg är tydligt och koncist. Varje steg ska ge tillräckligt med detaljer för att alla ska kunna följa instruktionerna.
Antag till exempel att du skapar ett förfarande för försäljningsprocessen med ett krav på Internet. Först görs ett flödesschema över hur den potentiella kunden kontaktas initialt efter att de begärde informationen: via telefonsamtal, e-post eller sms.
Om prospektet inte kunde kontaktas inledningsvis beräknas det hur många gånger säljteamet följer upp, med specifika skript för varje kontakt.
När du kontaktar kunden tilldelas ett annat manus, liksom en uppsättning uppföljningar, beroende på om kunden köpte produkten eller bestämde sig för att vänta..
Det är viktigt att en kollega eller någon du känner läser den och följer instruktionerna när de skrivs. Den här personen kan ge värdefull feedback om det finns steg du inte kunde slutföra eller inte förstod..
Förfarandet debugeras baserat på kommentarerna. Det kan vara nödvändigt att skriva om, redigera eller lägga till något i instruktionerna.
För alla processer är det lättare för teammedlemmar att följa ett formulär eller en checklista. Därför måste en detaljerad mall utvecklas baserat på den mappade processen..
Om du behöver samla in specifik information när kunden anger måste du se till att mallen har all nödvändig information, presenterad på ett kortfattat sätt..
Det bör inte antas att teammedlemmarna kommer ihåg allt som proceduren indikerar, särskilt när en klient sitter framför dem. Kontrollistorna och formulären bör integreras som en bilaga till flödesschemat och processstegen.
Efter att ett flödesschema har tilldelats till varje process och alla stödjande dokumentmallar har skapats integreras de i en komplett procedurmanual. Handboken är organiserad på avdelningsbasis.
Till exempel kan procedurhandboken ha avsnitten "Försäljning", "Verksamhet" och "Distribution". Varje sektion är indelad i avdelningens kärnprocesser, i allmänhet i den ordning i vilken varje kärnprocess utförs i den totala leveransen av produkterna..
I avsnittet "Distribution" kan du ha flera huvudprocesser, till exempel "Få beställningen", "Packad för leverans", "Frakt" och "Spårning".
Procedurhandboken är ordnad med en innehållsförteckning och varje procedur är tydligt listad med en fet rubrik.
En titelsida ingår med namnet på manualen, en innehållsförteckning, introduktionen och procedurerna i ordningen på innehållsförteckningen.
Flikar kan till och med placeras så att teammedlemmar enkelt kan läsa igenom manualen för att hjälpa dem att hitta relevanta procedurer i sina avdelningar..
Slutligen görs och distribueras kopior. Uppmuntra kontinuerlig feedback och uppdatera manualen vid behov. En handbok bör finnas tillgänglig i ett angivet område på varje funktionell plats med användning av policyer och procedurer.
-Manual för att laga hamburgare på ett specifikt sätt.
-Handbok om hur man reagerar på en brand, jordbävning eller naturkatastrof.
-Handbok om hur man hanterar kundklagomål eller en aggressiv kund.
-Handbok för att genomföra en personalvalsprocess.
-Manual för att veta hur man arbetar på en restaurang.
Ingen har kommenterat den här artikeln än.