De principer för kontroll av ett företag är de regler som kräver att det finns förfaranden och processer som är etablerade i redovisningssystem för att hjälpa chefer att övervaka och reglera affärsverksamhet, vilket säkerställer att företagets tillgångar skyddas.
Syftet med kontrollprinciperna är att se till att redovisningssystemet fungerar korrekt och att affärshändelser registreras korrekt. Självklart kan chefer inte övervaka alla anställda, så det finns en möjlighet att vissa misstag eller bedrägerier inträffar.
För att identifiera och etablera effektiva kontroller måste ledningen kontinuerligt bedöma risker, övervaka implementeringen av kontrollen och ändra kontroller efter behov..
Att ha en sådan viktig affärsfunktion ger rimlig säkerhet genom att minska sannolikheten för fel och skydda organisationens tillgångar. På grund av dess betydelse bör företag överväga de grundläggande principerna för kontroll.
Artikelindex
Ledningsstil och förväntningar hos ledande befattningshavare, särskilt deras kontrollpolicy, avgör kontrollmiljön.
I en kontrollmiljö utförs ytterligare tillsyn av en ledningskommitté, som säkerställer att det finns administrativ integritet, etiska värden, en väldefinierad organisationsstruktur och kompetenta och pålitliga medarbetare som tilldelar auktoritet och ansvar..
De är specifika policyer och förfaranden som ledningen använder för att uppnå sina mål. Dessa inkluderar följande:
Kräver att olika personer tilldelas ansvar för att utföra olika uppgifter i relaterade aktiviteter, särskilt de som involverar auktorisering, vårdnad eller arkivering.
Genom att kräva att olika personer utför dessa funktioner skapas ett balanserat styrsystem..
Hjälper till att säkerställa att alla företagets aktiviteter följer fastställda policyer och riktlinjer.
Att kräva att vissa chefer godkänner vissa typer av transaktioner lägger till ett ytterligare åtagande i redovisningen genom att visa att transaktionerna har analyserats och godkänts av lämplig myndighet..
Det inkluderar skapande av fakturor och andra dokument som är enkla att använda och tillräckligt informativa, användning av förnumrerade och på varandra följande dokument och snabb beredning av dokument..
Standardisering gör det enkelt att granska gamla poster genom att leta efter källan till eventuella avvikelser i systemet. Brist på standardisering kan leda till att vissa objekt förbises eller tolkas felaktigt i en sådan granskning.
De är elektroniska eller mekaniska kontroller (kassaskåp, identifikationskort, staket, kassaregister, videokameror, lås) eller datorkontroller, relaterade till åtkomstbehörigheter eller etablerade säkerhetskopierings- och återställningsprocedurer..
Teknik kan i allmänhet gå där människor inte kan, och du kan vara på jobbet 24 timmar om dygnet utan att behöva extra lön.
Styr åtkomst till ett bokföringssystem via lösenord, lås och elektroniska åtkomstloggar håller obehöriga användare borta från systemet, samt ger ett sätt att granska systemanvändningen för att identifiera felkällor.
Företag måste regelbundet se över sina kontrollsystem. Detta bör göras av någon som inte har gjort något av det arbete som ska verifieras.
Dessa recensioner hjälper till att säkerställa tillförlitligheten i redovisningsinformation och effektiviteten i verksamheten..
Företaget måste tydligt fastställa ansvar. Genom att tilldela människor ett specifikt ansvar säkerställer de att de förstår deras roll när det gäller att behålla kontrollen.
Om ansvaret förbises kommer ett effektivt övervakningssystem att göra det klart vem som inte utför en tilldelad uppgift.
Alla dessa kontroller uppfyller målen för kontrollprincipen. När kontrollerna är igång behöver chefer inte övervaka varje anställds aktivitet. De kan regelbundet granska kontrollerna för att se till att de fungerar korrekt och fokusera på att driva verksamheten.
Det är en bra kontroll att se till att bokföringsfunktionerna är skilda från den faktiska kontanthanteringen.
Av den anledningen är kassören ansvarig för att samla in pengar från kunderna, med möjlighet att sätta in det i banken, och bokföringsavdelningen ansvarar för att registrera dessa kontantkvitton och göra bankavstämningar..
På det här sättet kan en enskild person inte ta klientens pengar och missanvända dem och senare täcka upp med bedräglig redovisning.
Om två personer gör dessa jobb är det enda sättet som bedrägeri kan fungera om varje person är medveten om den andra. Det är uppenbart att två komplicerade anställda är mycket mindre benägna än en enskild anställd att stjäla..
Att kräva godkännande för att kunna göra stora utbetalningar kan förhindra att samvetslösa anställda gör stora bedrägliga transaktioner med företagets medel.
En officiell prislista fungerar som ett godkännande för säljpersonalen att sälja till dessa priser. Dessutom kan det finnas en kontroll som gör det möjligt för försäljningschefen att godkänna rimliga ändringar av prislistan..
Obligatorisk personalomsättning eller semesterperiod implementeras för att upptäcka bedrägliga system där det krävs ett regelbundet system för att underhålla det.
Om revisorn byter ansvar varannan månad kommer en person inte att kunna genomföra ett oseriöst system konsekvent.
Fysiska granskningar inkluderar manuell räkning av kontanter och andra fysiska tillgångar som redovisas i redovisningssystemet, såsom lager..
Fysisk räkning kan avslöja dolda avvikelser i kontosaldon genom att helt kringgå elektroniska poster. Räkningen av kontanterna vid försäljningsställena kan göras dagligen eller till och med flera gånger om dagen.
Större projekt, som fysisk inventering, behöver göras mindre ofta, kanske årligen eller kvartalsvis.
De garanterar att saldona i redovisningssystemet sammanfaller med saldona på andra enheters konton, såsom banker, leverantörer och kunder..
Skillnaderna som hittats mellan dessa typer av kompletterande konton kan avslöja avvikelser i de egna kontona eller att felen har sitt ursprung i de andra enheterna.
De är förmodligen de vanligaste interna kontrollerna eftersom de inte bara skyddar företaget utan ökar dess effektivitet.
Automatiserade tidur är ett bra exempel. Anställda kontrolleras av dessa klockor när de anländer och kontrolleras sedan i slutet av sitt skift.
Automatiserad klocka eliminerar möjligheten att anställda fuskar med sin arbetstid.
Ingen har kommenterat den här artikeln än.