Schema för aktiviteter

807
Anthony Golden

Vad är ett aktivitetsschema?

Ett projektaktivitetsschema är ett dokument, generellt gjort i form av en tabell eller graf, där alla uppgifter som behöver utföras för att genomföra ett visst projekt under en bestämd tid enkelt kan visualiseras.

Dessutom är det inte bara möjligt att se vilka uppgifter som är nödvändiga för att genomföra projektet utan också hur länge dessa uppgifter ska utföras och när de ska börja utföras, eftersom det för vissa projekt kan vara nödvändigt att avsluta en uppgift för att starta en annan.

Exempel på ett schema över aktiviteter för ett evenemangshållare

Dessutom kan nämnda schema också innehålla information om de resurser som är nödvändiga för att utföra varje uppgift och om den person eller sektor som ansvarar för att utföra dem, bland annat information..

Det finns inget enda sätt att göra ett schema över aktiviteter, även om en av de typer av grafer som används mest när man gör dem är Gantt-diagrammet..

Vad är ett schema för aktiviteter för?

Här är några av de viktigaste funktionerna som projektaktivitetsscheman används för:

Övervakning

Att ha ett detaljerat schema över aktiviteter gör det möjligt att genomföra en bättre övervakning av de uppgifter som behöver utföras för att slutföra ett visst projekt. På detta sätt är det möjligt att korrigera, eller till och med undvika, förseningar eller missade uppgifter.

I ett mjukvaruprojekt kan till exempel personen som ansvarar för att kontrollera schemaläggningsaktiviteterna se om uppgifterna slutförs under den angivna tiden eller om det finns några uppgifter som har förseningar.

Resursfördelning

Genom att använda ett aktivitetsschema där mängder material som behövs för att utföra varje uppgift anges är det enkelt att bestämma hur mycket material och när det kommer att behövas..

I ett aktivitetsschema för ett byggprojekt kan du till exempel enkelt se vilket datum en viss mängd betong kommer att behövas. På det här sättet, om du inte har den nödvändiga mängden betong i lager, kan du köpa materialet i förväg så att det är tillgängligt när du behöver det..

Trassel upptäckt

Tack vare användningen av ett aktivitetsschema är det möjligt att upptäcka i vilken del av processen det finns fler trafikstockningar, att kunna lösa dessa problem i tid så att det inte blir några förseningar.

Till exempel, i en fabrik, om det upptäcks att det finns en möjlig försening i tillverkningen av en viktig del, kan fler arbetare placeras i den sektorn för att hjälpa till att slutföra uppgiften snabbare..

Hur man gör ett schema för aktiviteter?

För att genomföra ett schema för aktiviteter för ett projekt måste följande steg följas:

1- Bestäm projektets aktiviteter

Det första du ska göra för att skapa ett aktivitetsschema är att definiera alla uppgifter som är nödvändiga för att slutföra projektet..

Om projektet involverar olika sektorer inom en fabrik eller ett företag rekommenderas det att alla personer som ansvarar för de olika områdena i samma område bidrar med detaljerad information om de uppgifter som ska utföras..

2- Länka aktiviteter till varandra

Därefter måste relationerna skapas för var och en av de aktiviteter som ska genomföras..

Detta görs i avsikt att undvika eventuella konflikter eller avbrott, eftersom det kan finnas vissa uppgifter som är beroende av andra. Av denna anledning klassificeras aktiviteterna enligt följande:

  • Slut - början

Dessa aktiviteter är de som inte kan startas förrän en annan aktivitet har slutförts.

  • Börja - börja

Dessa aktiviteter är de som kan börja samtidigt.

  • Start - slut

Dessa aktiviteter är de som är beroende av att en efterföljande aktivitet är klar för att starta.

  • Slut - slut

Dessa aktiviteter är de som avslutas samtidigt.

3- Ange tidsgränserna för aktiviteterna

I detta steg måste du definiera hur lång tid varje aktivitet tar separat. Den fastställda tiden är en uppskattning, även om den borde vara så realistisk som möjligt, eftersom tillförlitligheten för schemat beror på detta..

Genom att fastställa dessa tider kommer det att vara möjligt att kontrollera om aktiviteterna genomförs under den angivna tiden, eller om någon justering eller korrigering är nödvändig i någon process för att följa kalendern.

4- Gör schemat

När aktiviteterna har definierats och kopplats till respektive varaktighet genomförs schemat. En av de mest använda formerna för upprättande av aktivitetsscheman är Gantt-diagrammet, även om det också finns andra format.

När det gäller tiderna måste vissa marginaler beaktas i varje aktivitet, eftersom det är möjligt att oförutsedda händelser kan uppstå.

Dessutom kan du i det här steget lägga till de resurser (bland annat material och arbete) som varje aktivitet behöver utföras..

5- Justera schemat igen

På grund av det faktum att det finns ett stort antal variabler som kan ändra de förinställda tiderna i schemat, är det nödvändigt att kontrollera både tid och resurser när aktiviteterna genomförs..

På detta sätt kan justeringar göras i schemat för att rätta till eventuella olägenheter som kan uppstå, till exempel flytt av resurser eller skapande av nya uppgifter..

Exempel på aktivitetsscheman

Här är några exempel på olika projektaktivitetsscheman:

Mjukvaruprojekt

Följande exempel är ett schema för aktiviteter för ett programvaruprojekt.

Utredningsprojekt

Följande exempel är ett aktivitetsschema för forskningsprojekt.

Examensarbete

Följande exempel är ett aktivitetsschema för ett avhandlingsprojekt.

Byggprojekt

Följande exempel är ett aktivitetsschema för byggprojekt. I detta speciella fall, en ombyggnad i ett hus.

Utbildningsprojekt

Följande exempel är ett schema för pedagogiska projektaktiviteter.

Referenser

  1. Redaktörer för föreningen för projektledning. (2020). Vad är schemaläggning i projektledning? Hämtad från apm.org.uk
  2. Redaktörer för PM4DEV. (2015). Projektplaneringshantering. Hämtad från pm4dev.com
  3. Projektledare redaktörer. (2020). Projekt schema. Hämtad från projectmanager.com
  4. MYMG-LAG. (2012). Mall för projektaktivitetsschema. Hämtad från mymanagementguide.com
  5. Utmaningar i försörjningskedjan. (2019). Schema för aktiviteter: vad är det och hur man gör det. Hämtad från utmaningar-operaciones-logistica.eae.es

Ingen har kommenterat den här artikeln än.