De processutveckling är en affärshanteringsstrategi som fokuserar på analys av arbetsflöden och affärsprocesser i en organisation för att uppnå väsentliga förbättringar av dess prestanda, produktivitet och kvalitet.
Det är praxis att ompröva och omforma hur arbetet görs för att bättre stödja en organisations uppdrag och sänka kostnaderna. Affärsprocess avser uppsättningen sammankopplade uppgifter eller aktiviteter som utförs för att uppnå ett specifikt resultat.
Det börjar med en högnivåbedömning av organisationens uppdrag, strategiska mål och kundbehov. Grundläggande frågor ställs, till exempel Behöver uppdraget omdefinieras? Är de strategiska målen i linje med uppdraget? Vem är kunderna?
Ett företag kan tycka att det arbetar under tvivelaktiga antaganden, särskilt när det gäller sina kunders behov och önskemål. Först efter att organisationen har omprövat vad den ska göra beslutar den hur man ska göra det bättre.
Artikelindex
Inom ramen för den grundläggande bedömningen av uppdrag och mål fokuserar omarbetning på organisationens processer, steg och procedurer som styr hur resurser används för att skapa produkter och tjänster som möter kundernas behov eller särskilda marknader..
Reengineering identifierar, analyserar och omformar en organisations kärnprocesser med målet att uppnå dramatiska förbättringar av kritiska prestandamått som kostnad, kvalitet, service och hastighet..
Informationsteknik ses som en möjlighet att skapa nya former av organisation och samarbete snarare än att stödja befintliga affärsfunktioner.
Processutveckling härrör från olika discipliner och fyra huvudområden kan identifieras som kan komma att förändras: organisation, teknik, strategi och människor. En processvy används som en gemensam ram för att beakta dessa områden.
Det finns tre olika typer av processutveckling som alla företag kan starta:
Denna typ av omarbetning kan leda ett företag till extraordinära minskningar av kostnaderna för processer som inte är grundläggande, antingen radikalt förändra dessa processer eller till och med eliminera dem helt..
Det går långt utöver vad som kan uppnås med de vanliga ansträngningarna att sänka kostnaderna.
Med ansträngningarna för denna typ av omarbetning försöker den att gräva i de viktigaste processerna som produceras i verksamheten.
Detta är tänkt att bli det bästa i sin klass, på världsklassnivå, samtidigt som man uppnår konkurrensmässig likvärdighet med de företag som tidigare satt regler och fastställde branschstandarder..
Denna typ av omarbetning syftar till att hitta och genomföra radikala innovationspunkter, ändra befintliga regler och skapa en ny definition av de bästa i klassen för alla företag som försöker bli en..
Modellen fokuserar på människans förändring, specifikt hur man säkerställer att de anställda som deltar stöder och tror på förändringen.
Efter att ha gjort detta rör sig modellen för att titta på affärsdimensionen, med fokus på att identifiera behovet av förändring, de mål som måste uppfyllas, hur dessa mål kommer att uppnås och den tidsskala som den kommer att slutföras..
Både affärsmässiga och personliga dimensioner måste omsorgsfullt tas om hand för att genomföra en framgångsrik förändringsstrategi. Det finns fem viktiga steg för att säkerställa medarbetarstöd.
Anställda måste vara medvetna om exakt vilken förändring som sker och varför den är nödvändig. Om anställda inte är medvetna om dessa saker kan de förlora motivation och riktning inom strategin..
Ledningen har en avgörande roll för att säkerställa att medarbetarna är fullt medvetna om alla delar av förändringsprocessen.
Stöd för förändringsstrategin bör komma naturligt från anställda. Istället för att tvinga medarbetare förändring, inklusive dem i visionen och utvecklingen av projektet, kommer de att säkerställa deras stöd för slutresultatet..
Omteknik kommer sannolikt att medföra en förändring av de anställdas rutiner och färdigheter, liksom en allmän förändring i organisationen..
Av denna anledning måste anställda få fullt stöd för att förvärva och utveckla dessa färdigheter..
Denna kunskap måste utvecklas, men det kan bara hända om individer har nödvändig skicklighet..
Förändringsprocessen och belöningarna för individer som ändrar sina metoder bör förstärkas efter att förändringen har inträffat. Detta säkerställer att anställda motstår frestelsen att glida tillbaka till gamla vanor..
Huvudstyrkan för modellen är att den fokuserar på övergång, inte förändring. Skillnaden mellan dessa är subtil men viktig.
Förändring är något som händer med människor, även om de inte håller med om det. Å andra sidan är övergången vad som händer i människors sinnen när de går igenom förändring..
Förändring kan ske mycket snabbt, medan övergången vanligtvis sker långsammare.
Modellen belyser tre övergångsfaser som människor går igenom när de upplever förändring. Dessa är:
- Uppsägning, förlust och släpp.
- Neutral zon.
- Ny början.
Bridges säger att människor går igenom varje steg i sin egen takt. Till exempel kommer de som är bekväma med förändring troligen snabbt att gå vidare till tredje etappen, medan andra kommer att stanna i första eller andra etappen..
Omarbetning av affärsprocesser är inte en lätt uppgift. Om inte varje fas har slutförts kan ändringsförsök misslyckas.
En utredning måste göras. Vilka processer kanske inte fungerar? Är konkurrensen bättre eller sämre än företaget i vissa avseenden?
När all information är tillgänglig måste en mycket fullständig plan utvecklas med deltagande av ledarna för de olika avdelningarna..
Ledningen måste spela rollen som säljare. Du kommer att behöva förmedla den stora visionen om förändringen och visa hur det kommer att påverka positivt även de lägst kvalificerade medarbetarna..
Som med alla andra projekt behöver omarbetning av processer ett team av högutbildade och motiverade personer som kommer att utföra nödvändiga steg. I de flesta fall består teamet av:
När det gäller att göra en större förändring behöver du övervakning av någon som kan fatta beslut och vem man ska kontakta direkt.
Någon som känner till processens komplikationer kommer att behövas. Där ingriper operationschefen, har arbetat med processerna och kunnat bidra med sin stora kunskap.
Rätt ingenjörer kommer att behövas. Omarbetningsprocesser kan behöva expertis inom flera olika områden, från IT till tillverkning..
Rätt KPI måste definieras. KPI varierar vanligtvis beroende på vilken process som optimeras.
Sedan måste processerna följas individuellt. Det enklaste sättet att göra detta är att kartlägga dina affärsprocesser..
Det är mycket lättare om du har allt skriftligen steg för steg. Det är här den operativa chefen kommer till nytta, eftersom det gör det lättare att definiera och analysera processer..
Det mest grundläggande sättet att arbeta med processer är genom flödesscheman. Ta en penna och ett papper och skriv ner processerna steg för steg.
Om du har mer kunskap om teknik kan användningen av programvara för processanalys göra allt mycket lättare.
Vid det här laget finns det inte mycket att lägga till. Det som nu behöver göras är att fortsätta att omsätta teorierna i praktiken och se hur KPI: erna upprätthålls.
Om KPI: erna visar att den nya lösningen fungerar bättre kan du börja skala upp lösningen långsamt och omsätta den i fler och fler affärsprocesser..
På 1980-talet genomgick den amerikanska bilindustrin en lågkonjunktur. För att försöka minska kostnaderna bestämde Ford sig för att noggrant analysera affärsprocesserna i några av sina avdelningar och försöka hitta ineffektiva processer.
De märkte att mer än 500 personer arbetade i bokföringsavdelningen. Som jämförelse arbetade cirka 100 personer i samma avdelning hos sin konkurrent Mazda.
Trots att Ford var ett större företag satte det ett mätbart mål som var att minska antalet anställda i den avdelningen till bara 200 personer..
De inledde ett omarbetningsinitiativ för att ta reda på varför avdelningen hade så många anställda. De analyserade det nuvarande systemet och fann att det fungerade enligt följande:
- När inköpsavdelningen skrev en inköpsorder skickade den en kopia till leverantörsavdelningen.
- Därefter fick avdelningen för materialkontroll varorna och skickade en kopia av dokumentet relaterat till leverantörsskulder..
- Samtidigt skickade leverantören ett kvitto för de levererade varorna till leverantörsskulder..
Kontorsskulden måste matcha de tre beställningarna, och genom att matcha dem utfärdade han betalningen manuellt. Denna process krävde mycket arbetskraft i avdelningen.
Istället för att göra mindre förändringar utvecklade Ford en helt ny process. Informationsteknik spelade en viktig roll i denna nya process.
De utvecklade en databas som ett meddelande skickades till när inköpsavdelningen hade gjort en beställning.
När materialet levererades lade en lageranställd in dem i datorn. På det här sättet kunde du omedelbart kontrollera om det levererade materialet var i ordning så att det betalades automatiskt senare.
På detta sätt eliminerades det helt att leverantörsskulder försökte matcha order, vilket minskade antalet administrativa anställda med 75%.
Taco Bell byggde om sin verksamhet med mer fokus på serviceaspekten och centraliserade sitt tillverkningsområde.
Med skapandet av K-Minus-programmet bereddes nu kött, majs, bönor, sallad, ost och tomater till deras restauranger utanför restaurangen. På restauranger monterades dessa beredda ingredienser bara när en kund begärde dem.
Några av framgångarna med detta nya sätt att arbeta var ökad anställds motivation, bättre kvalitetskontroll, färre olyckor, större besparingar och mer tid att fokusera på kundservice..
Processutveckling minskar kostnader och cykeltider genom att eliminera oproduktiva aktiviteter och de anställda som utför dem.
Teamorganisation minskar behovet av olika ledningsnivåer, accelererar informationsflöden, eliminerar fel och omarbetningar orsakade av flera överföringar.
Processutveckling förbättrar kvaliteten genom att minska fragmenteringen av arbetet och skapa tydligt processägande.
Arbetstagare tar ansvar för sin produktion och kan mäta sina prestationer baserat på snabb feedback.
Målet med omarbetning av processer är att modernisera föråldrade processer och ger ofta tidsbesparande resultat. Till exempel kan organisationen upptäcka att en viss process kan utföras av två anställda istället för fyra..
Genom att flytta från uppgiftsorienterat till processorienterat är fokus på kunden. Detta har fördelen att alla irrelevanta processer snabbt kommer fram, varefter de lätt kan tas bort eller modifieras..
Normalt märks de förändringar som en organisation gör. Men för att hålla dig konkurrenskraftig och möta kundernas behov måste du agera på lämpligt sätt.
Med processutveckling genomförs radikala förändringar på relativt kort tid.
Vissa arbetare kanske inte anpassar sig till förändringarna och nya chefer kan bli överväldigade. Andra arbetare kommer att bli föråldrade om deras primära roll tas bort som en del av processgranskningen.
Om en anställd på måndag morgon hör att deras fullständiga arbetsbeskrivning har ändrats kan det verka oroande..
Det är därför det är mycket viktigt att de förändringar som genomförs kommuniceras väl till medarbetaren..
Processutveckling kräver vanligtvis investeringar, särskilt i teknik. Föråldrade metoder, som att göra en uppgift manuellt, står inför att ersättas av datorprogram.
Programmen förbättrar effektiviteten och minskar fel, men företaget måste investera i programvara och utbildning, ett dyrt alternativ för företag som vill minska kostnaderna omedelbart.
Ingen har kommenterat den här artikeln än.