De verkställande sekreterare är ett jobb eller yrke som tjänar till att ge maximalt stöd till högt anställda i ett företag eller en organisation. Det kommer att vara den som kommer att organisera och underhålla cheferna för cheferna och hjälpa dem att utföra en mängd olika administrativa uppgifter.
Målet är att bidra till den övergripande effektiviteten i verksamheten genom att säkerställa att alla administrativa uppgifter som tilldelats dig kommer att utföras på ett snabbt och effektivt sätt. En sekreterare är den person som ger administrativt stöd. De kan utföra uppgifter som att skriva och arkivera, svara på telefonen och sända meddelanden.
Å andra sidan utför verkställande sekreterare eller administrativ assistent också en del av dessa aktiviteter, tillsammans med att samordna kontoret, undersöka produkter, interagera med leverantörer, beställa produkter och skapa en databas..
Verkställande sekreterare får vanligtvis högre löner än sekreterare eftersom de utför funktioner på hög nivå och påskyndar kontorens produktivitet..
Artikelindex
- Kandidatexamen i företagsekonomi eller relaterade områden.
- Bevisad erfarenhet som verkställande sekreterare eller liknande administrativ roll.
- Måste vara kompetent i hanteringen av Microsoft-Office på ett integrerat sätt och i programvaran "back-office", till exempel ERP-system.
- Fördjupad kunskap om kontorsadministration och grundläggande redovisningsrutiner samt relevant teknisk ordförråd som används i branschen.
- Kännedom om grundläggande undersökningsmetoder och rapporteringstekniker.
- Utmärkt organisations- och tidshanteringsförmåga.
- Enastående kommunikations- och förhandlingsförmåga.
- Integritet och konfidentialitet.
Verkställande sekreterare måste vara snabba yrkesverksamma med stor tidskompetens och multitasking-förmåga. Det är med deras flit och kompetens i sitt arbete som chefer kan fokusera på sina ledningsansvar utan att oroa sig för andra uppgifter..
Många chefer litar starkt på sin verkställande sekreterare för att samordna de dagliga uppgifterna och hålla dem i tid. Det krävs en hel del takt och självsäkerhet som väktare för chefens tid.
Verkställande sekreterare måste ha kunskaper i grundläggande färdigheter som att skriva, grammatik, stavning och skiljetecken och ha erfarenhet av att använda kontorsutrustning och vanliga program som ordbehandling, kalkylark och grafik..
De måste också ha utmärkta tidshanteringsfärdigheter och förmågan att effektivt hantera olika ansvarsområden..
Å andra sidan behöver en verkställande sekreterare också andra egenskaper, såsom gott omdöme, diplomati, diskretion och förmågan att lösa problem självständigt..
De behöver starka kommunikationsförmåga för att interagera med allmänheten, skriva rapporter och granska publikationer.
Du måste veta hur du ska vara fullt uppmärksam på vad andra säger, ta dig tid att förstå de punkter som läggs fram, ställa frågor på lämpligt sätt och inte avbryta vid olämpliga tider..
Full förståelse av skriftliga meningar och stycken i arbetsrelaterade dokument.
Lär dig hur du effektivt hanterar både din egen tid och andras tid.
Tala tydligt med andra människor för att förmedla information effektivt.
Ha effektiv kommunikation skriftligen, beroende på publikens behov.
Användning av logik och resonemang för att identifiera styrkor och svagheter i lösningar, slutsatser eller alternativa tillvägagångssätt för problem som uppstår.
Förstå konsekvenserna av ny information för nuvarande och framtida problemlösning och beslutsfattande.
Justering av åtgärder i förhållande till andras handlingar.
Granska och utvärdera prestanda för sig själv, andra människor eller organisationer för att göra förbättringar eller vidta korrigerande åtgärder.
En verkställande sekreterare kan vara ansvarig för små pengar och redovisning, men kan också hantera en budget. Du kan publicera artiklar på en webbplats, men du kan också designa och hantera webbplatsen.
Du kan mata in data i ett kalkylark som du har utformat och använt för rapporteringsfunktioner.
En verkställande sekreterare kan övervaka den administrativa personalen. Rapporterar ofta direkt till VD och kan stödja en eller flera ledande befattningshavare.
- Hålla chefer på dagordningen och hjälpa till med planering av möten, styrelsemöten, konferenser etc..
- Delta i möten för att skriva mötesprotokoll och protokoll, kompilera, transkribera och distribuera dem.
- Gör alla researrangemang för cheferna: biljettköp, hotellbokning, leverans av dagpenning, hantering och granskning av relevant dokumentation etc..
- Utföra obligatoriska utredningar, samla in data och förbereda dokument eller rapporter för övervägande och presentation av chefer, kommittéer och styrelser, enligt uppdrag.
- Hantera konfidentiella dokument och se till att de förblir säkra.
- Ta emot och filtrera telefonsamtal och omdirigera dem till lämplig person när det är bekvämt.
- Hantera, prioritera och distribuera all inkommande eller utgående korrespondens (e-post, brev, fax, paket osv.), Läsa och analysera inkommande anteckningar, presentationer och rapporter för att avgöra deras betydelse och planera distributionen.
- Förbered svar på korrespondens som innehåller rutinförfrågningar.
- Övervaka användningen av kontorsmateriel och förhandla villkor med leverantörer för att säkerställa mer lönsamma beställningar.
- Möt med individer, intressegrupper och andra på uppdrag av chefer, kommittéer och styrelser.
- Välkomna besökare och avgör om de ska få tillgång till specifika personer.
- Spara papper och elektroniska register, så att informationen är organiserad och lättillgänglig för snabb hämtning.
- Förbered fakturor, rapporter, brev, finansiella rapporter och andra dokument med hjälp av ordbehandlingsprogram, kalkylark, databaser och / eller presentationer, vilket också ger motsvarande hjälp vid redovisning.
- Utför allmänna kontorsuppgifter, som att underhålla administrationssystem och göra grundläggande bokföringsarbete.
- Koordinera och dirigera kontorstjänster, såsom register och budgetering, för att hjälpa chefer.
- Upprätta och övervaka administrativa policyer och rutiner, både för kontorsanställda och för organisationen.
- Granska driftsmetoder och procedurer för att avgöra om förbättringar kan göras inom områden som arbetsflöde, rapporteringsprocedurer eller kostnader.
- Övervaka och utbilda annan administrativ personal.
Ingen har kommenterat den här artikeln än.