De funktioner som administrativ assistent de är hjälpuppgifter och komplement till de normala aktiviteter som utförs av ett företag. Därför är de väsentliga för en effektiv drift av densamma.
Dessa aktiviteter varierar vanligtvis beroende på affärsområdet för företaget där de arbetar. Till exempel i specialiserade kontor som advokatbyråer har assistenter vanligtvis specifik utbildning för att utföra vissa aktiviteter.
Det finns dock funktioner som är gemensamma för alla områden som vanligtvis kretsar kring distribution och hantering av information inom kontoret. Detta inkluderar dokumenthantering, arkiv och arrangemang av evenemang..
Men dessa aktiviteter kan bli mycket mer omfattande. Vid vissa tillfällen måste administrativa assistenter också ta hand om att hantera bokföringsinformation och till och med garantera att företagets tekniska resurser fungerar..
En av huvudfunktionerna för en administrativ assistent är att hjälpa kontorsmedlemmar med dokument- och filhantering.
Vanligtvis är denna uppgift relaterad till lagring, organisering och hantering av filer. Men vid vissa tillfällen kan det också vara nödvändigt för dem att skriva, redigera och granska dokument.
I vissa företag ombeds de till och med att diktera brev eller anteckningar och registrera protokollet från de möten som äger rum.
I vissa fall, till exempel när det gäller en advokatbyrå, krävs specialutbildning för att kunna utföra dessa funktioner: administrativ assistent måste förstå terminologin och rättsliga förfaranden.
Å andra sidan behöver administrativa assistenter inom det medicinska området olika färdigheter. De måste ha nödvändig utbildning för att hantera patienter och läsa medicinska rapporter.
Planeringshändelseplanering är också ofta administrativa assistenters ansvar. Storleken på detta ansvar kan variera beroende på företagets storlek.
En händelse kan helt enkelt vara ett möte eller en affärslunch, men det kan också vara en större konferens eller företagsfest. I båda fallen måste deltagaren hantera alla kriterier relaterade till evenemanget.
Detta inkluderar att kontakta leverantörer, boka, välja menyer och inredning. Men det inkluderar också att kontakta, bjuda in och bekräfta deltagare, talare och föreläsare om detta är nödvändigt..
Kundtjänst är vanligtvis en av de vanligaste uppgifterna för administrativa assistenter. Målgruppen beror alltid på företagets storlek och affärsinriktning..
För småföretag som tjänar allmänheten direkt kan administrativ assistent krävas att hälsa på kunder. När detta händer syftar deras arbete till att vägleda och hjälpa dem under deras passage genom företagets anläggningar..
I större företag måste den administrativa assistenten besöka besökare av annan art, till exempel partners eller stora leverantörer.
I det här fallet blir ditt uppdrag att vägleda dem i genomförandet av deras agenda och möten med företagsledningen eller andra områden..
Kategorin kundtjänst inkluderar telefon- och virtuell tjänst. När det gäller telefonassistans ingår orientering av kunder och partners samt organisering och administration av dagordningar..
När det gäller virtuell tjänst beror uppgifterna på de kanaler som företaget tillhandahåller för kundtjänst eller informationshantering..
I vissa fall handlar det om att hantera e-post, svara på, vidarebefordra eller arkivera meddelanden efter behov.
I andra fall, när de virtuella kommunikationskanalerna är mer olika, kan andra uppgifter inkluderas, såsom att ta sig till allmänheten via chatsystem eller till och med svara på frågor via företagets sociala nätverk..
I stora företag är det vanligt att det finns personal som är särskilt inriktad på att sköta dessa kommunikationskanaler. När företag är små ligger denna uppgift vanligtvis hos administrativa assistenter.
Att hantera agendor är ofta en av de viktigaste uppgifterna för administrativa assistenter. Detta ansvar inkluderar att ta emot förfrågningar om möten och möten per telefon, personligen eller online och att organisera dem i dagordningen enligt de definierade kriterierna..
Det inkluderar också schemaläggning av möten inom och utanför företaget, arbetsluncher och affärsresor..
I de senare fallen är det också assistentens ansvar att boka flyg, hotell, restauranger eller mötesrum efter behov..
Administrativa assistenter är ibland ansvariga för övervakning och registrering av kostnader som uppstår inom företaget. Dessa uppgifter kan vara enkla, som att registrera vissa utgifter i ett kalkylark..
I vissa fall krävs att assistenten har utbildning för utveckling av mer komplexa uppgifter. Till exempel kan ditt ansvar omfatta rapportering av redovisning till ledningen..
Vanligtvis beror detta på företagets storlek. Ett stort företag tenderar att ha mer specialiserade roller; i dessa hanteras redovisningsinformationen av en person som anställts för detta ändamål.
En av de grundläggande färdigheterna för en administrativ assistent är dock behärskning av kontorsredovisningsprogramvara, till exempel Microsoft Excel..
Förvaltningen av tekniska resurser ingår också i administrativa assistenters funktioner. I det avseendet är ditt ansvar att se till att alla verktyg som är nödvändiga för företagets drift fungerar väl..
Detta inkluderar att göra säkerhetskopior av informationen i datorutrustning och uppdatera antivirus, bland andra uppgifter..
Å andra sidan inkluderar det hantering av utrustning som projektorer och bärbara datorer. Det innebär också en översyn och underhåll av nödvändig utrustning för normal utveckling av de aktiviteter som ligger under dess ansvar..
Det betyder inte att den administrativa assistenten måste ha teknisk kunskap. Dess arbete består specifikt i att anställa teknisk personal för att regelbundet utföra underhåll av utrustningen för att undvika bakslag..
Mottagning och leverans av korrespondens och paket kommer att vara den administrativa assistentens funktion. Detta kommer att vara medvetet om spårningen av frakt och göra betalningar vid behov. I sin tur måste du hantera korrespondensen och leverera den till motsvarande avdelningar.
Den administrativa assistenten måste ha kontrollerat personuppgifterna för de anställda i företaget eller institutionen. Detta kommer att fungera så att assistenten vid behov kan ge informationen snabbt. För detta kommer han att ansvara för att erhålla identifierings- eller intresseuppgifter för varje anställd.
Vid möten kan närvaron av den administrativa assistenten krävas att notera ovanstående och sedan transkribera det i skriftligt format. Detsamma kommer att hända om vissa samtal tas av ljud och kräver transkribering..
Bland de färdigheter och förmågor som en administrativ assistent kan nämna:
- Kunskap om kontorsautomation (databaser, kalkylark, ordbehandlare, program för publicering av skrivbord ...).
- Kommunikationsfärdigheter.
- Att vara organiserad.
- Förmåga att hantera tid och resurser.
- Bra minne.
- Skicklighet med datorprogram.
- Skrivfärdigheter.
- Syntes kapacitet.
- Kapacitet för lagarbete.
- Bra skrivnivå, stavning och läsförståelse.
- Effektivitet och produktivitet.
Ingen har kommenterat den här artikeln än.