Bland de viktigaste funktioner som sekreterare De betonar att hantera dagordningen, betjäna allmänheten och hantera konfidentiell information. Det är personen som har ansvaret för att utföra administrativa biståndsuppgifter på ett kontor.
Denna position kan utövas av en man eller en kvinna, även om det vanligaste är att det är en kvinna som utövar den. De ansvarar vanligtvis för konfidentiella angelägenheter för personer med en viss hierarki inom företaget, som bland annat styrelseledamöter, chefer, presidenter. Detta gör dem till den högra hand för den verkställande som de arbetar för..
Om företaget är litet är sekreterarens stora arbetsbelastning relaterad till grundläggande kontorsuppgifter.
Vissa länder i världen tillägnar honom en speciell dag under året för att tacka och fira hans arbete. Till exempel i Colombia, Peru och Mexiko är sekreterarens dag den 26 april, medan den i Venezuela är den 30 september.
En sekreterares uppgift är att ge stöd och samarbete till sin chef så att hon kan fullgöra sin roll inom organisationen utan förseningar eller distraktioner.
Även om företagets karaktär påverkar vilken typ av arbete som krävs av en sekreterare, kan man säga att hennes huvudfunktioner är:
Det är sekreterarens ansvar att hålla dagordningen för den person för vilken hon arbetar uppdaterad. Där bör du spegla alla dina arbetsförpliktelser och ibland personliga.
Du måste också registrera uppgifterna om alla personer och institutioner som din arbetsgivare måste vara relaterad till.
En sekreterares dagordning fungerar ofta som en operativ logg för den verkställande som hon arbetar för..
Uppmärksamhet för allmänheten är en av de mest grundläggande uppgifterna som sekreteraren måste utföra. Du måste svara på samtal och registrera anledningen till dem samt alla uppgifter som gör att din arbetsgivare effektivt kan följa upp ärendet..
Han är också den person som hälsar besökare på kontoret. Av denna anledning är det viktigt att sekreteraren upprätthåller en bild som överensstämmer med arbetsplatsens företagsimage..
Hans roll där är inte bara att hälsa och vänta på besökare vänligt, utan också att ge de första instruktionerna och riktlinjerna för företagets organisationskultur och interna processer..
Förutom att vara den person som tar emot och hanterar korrespondens från sin chef, skriver en sekreterare, läser, svarar på och skickar in de flesta av hennes arbetsgivares brev, meddelanden, anteckningar och e-postmeddelanden..
För detta ändamål bör du hantera vissa applikationer av programvara som gör att du kan förbereda sådana dokument med större smidighet och snabbhet.
Specificiteten för dessa kompetenser beror på vilken typ av arbete som krävs i det område där de arbetar..
Sekreteraren hanterar chefens kontaktdatabas och arkiverar skriftlig korrespondens samt mötesprotokoll och andra intressanta handlingar på kontoret.
Det är sekreteraren som normalt noterar de frågor som diskuteras vid viktiga möten.
Bland de funktioner som skiljer en bra sekreterare är att på ett adekvat och effektivt sätt hantera all extremt viktig information för driften av det företag eller den institution där hon arbetar..
Du måste till exempel ha kontroll över de juridiska dokument som kan krävas av myndigheter när som helst.
Du kan också få tillgång till information från miljön eller från någon av de aktörer som är relaterade till företaget. Denna information måste hanteras på ett diskret, effektivt och i rätt tid..
Sekreteraren måste hantera och underhålla kontorsutrustning och möbler: telefoner, kopieringsmaskiner, skrivare, projektorer, möbler, arkivskåp, bland andra..
Det är han som håller kontrollen över inventeringen av kontorsmateriel och utrustning. Det håller också fysiska och elektroniska filsystem i ordning så att information är lätt tillgänglig när det behövs..
Sekreteraren måste ha ett rent och organiserat arbetsutrymme, eftersom det vanligtvis är en av de första sakerna som människor utanför företaget ser när de kommer in i dess anläggningar.
Normalt måste en verkställande presentera sina rapporter i form av presentationer som sammanfattar och rangordnar informationen. För denna uppgift ber han vanligtvis sin sekreterare om hjälp.
Den person som befinner sig i sekretariatet måste se till att informationen som visas där korrekt återspeglar de uppgifter som hans chef vill dela.
Du måste också vara försiktig med att det är en presentation utan stavfel och att den överensstämmer med företagets grafiska identitet..
Det är också en sekreterares ansvar att vara medveten om att de policyer och förfaranden som krävs för att ta hand om tillgångarna i företaget eller den institution där hon arbetar följs..
Enligt hennes chefs hierarkiska nivå kan sekreteraren validera noggrannheten i de uppgifter som återspeglar detaljerna i budgetverksamheten.
En sekreterare måste ta hand om ledningskontroll och korrekt administration av resurser inom kontoret.
Om chefen behöver resa mycket av arbetsskäl har sekreteraren funktionen att organisera allt som är relaterat till resan. Från förvärv av tåg- eller flygbiljetter, bokning av boende eller hyra av en förare eller lokal guide.
I många fall är sekreteraren ansvarig för att distribuera eller ta emot information från andra avdelningar innan de går igenom hennes chef. Med detta undviker du överbelastning av arbete för din överordnade, eftersom du kan syntetisera de viktigaste behoven och de som kräver mer brådskande.
Med ökningen av onlinejobb uppstår siffran för sekreterare uppkopplad eller virtuella assistenter.
Dessa sekreterare utför de flesta av de uppgifter som beskrivs ovan men på distans. I dessa fall debiterar sekreterarna sina tjänster per timme eller per projekt.
Ingen har kommenterat den här artikeln än.