De administrativ kontroll Det definieras som den process genom vilken chefer påverkar andra medlemmar i organisationen för att genomföra strategier. Den utförs baserat på informationen som cheferna får.
Den handlar om samordning, resursallokering, motivation och prestationsmätning. Utövandet av ledningskontroll och utformningen av ledningskontrollsystem baseras på ett antal akademiska discipliner.
Administrativ kontroll innebär omfattande mätning. Därför är det relaterat och kräver bidrag från redovisning, särskilt från ledningsredovisning. För det andra innebär det beslut om resurstilldelning. Därför är det relaterat och kräver bidrag från ekonomin, särskilt från ledningsekonomi..
För det tredje handlar det om kommunikation och arbetsmotivation. Det betyder att det är relaterat och kräver bidrag från socialpsykologi, särskilt från organisatoriskt beteende..
Dålig kontroll inom ett företag utgör betydande hot, såsom ineffektiv resursanvändning, bearbetningsfel, minskad lönsamhet, bristande efterlevnad av lagstiftning och stöld eller missbruk av tillgångar från anställda.
Artikelindex
Det finns en nära koppling mellan planering och kontroll. Planering är en process genom vilken en organisations mål och metoderna för att uppnå målen fastställs. Kontroll är en process som mäter och styr verklig prestanda mot de planerade målen för organisationen.
När strategier har fastställts och planer har gjorts är ledningens huvudsakliga uppgift att vidta åtgärder för att se till att dessa planer genomförs eller, om villkoren kräver, att planerna ändras..
Administrativ kontroll är en av ledningsfunktionerna, liksom planering, organisation, tillsyn och riktning.
Det är en viktig funktion, eftersom det hjälper till att verifiera fel och vidta korrigerande åtgärder för att minimera avvikelser från standarder och uppnå de angivna målen för organisationen på önskat sätt..
Administrativ kontroll kan definieras som systemfunktionen som justerar verksamheten efter behov för att uppnå planen, eller för att hålla variationer i systemmål inom tillåtna gränser..
De är system som samlar in och använder information för att utvärdera resultatet för olika affärsresurser, såsom mänskliga, fysiska, ekonomiska och organisationen i allmänhet, som ett resultat av de eftersträvade ledningsstrategierna..
Därför är de de formella förfaranden som är nödvändiga för administrativ och ekonomisk effektivitet. Chefer använder den för att upprätthålla eller ändra standarder i organisationens aktiviteter.
Att vara en integrerad del av hela företagets styrsystem är dess mål att garantera ett fullständigt och snabbt genomförande av ledningens planer och policyer..
De kan innehålla allt från hur leveranser beställs till hur tillgångar planeras användas, jobb tilldelas eller lager hanteras..
Ett ledningskontrollsystem är det sätt som chefer kan dokumentera sina organisationsstrategier eller policyer. På samma sätt är det ett sätt att utvärdera resultatet av interna företagsprocesser, jämföra dem med de deklarerade målen och policyerna..
Det administrativa styrsystemet är ett affärsverktyg som kan ge en indikation på hur en organisation presterar enligt sina mål..
Administrativa kontroller är dock bara ett av de verktyg som chefer använder för att implementera de önskade strategierna..
Strategier implementeras inte bara genom administrativa kontroller utan också med organisationsstruktur, personalhantering och organisationskultur.
Det administrativa styrsystemet är ett verktyg som hjälper ledningen att rikta en organisation mot dess strategiska mål och dess konkurrensfördel. Det är allmänt förstått att ha tre komponenter:
- Fastställande av standarder.
- Mätning av faktiska prestanda mot dessa standarder.
- Att vidta korrigerande åtgärder inför avvikelser från reglerna och planerna.
Det finns två vanliga svårigheter som omger administrativa styrsystem i företag.
- Kunna känna igen områden där större kontroll behövs.
- Att kunna känna igen när befintliga kontroller är ineffektiva eller felaktiga.
Målen för administrativ kontroll avser tillförlitligheten i finansiell information, snabb feedback om uppnåendet av operativa eller strategiska mål och efterlevnad av lagar och förordningar..
En oegentlighet i företagsledningen kan äventyra uppnåendet av ett företags allmänna mål, vilket kan leda till att företaget tappar mark för konkurrensen och tills dess egen överlevnad äventyras.
Därför blir det viktigt att snabbt upptäcka avvikelser. På samma sätt kan olika kretsar och områden identifieras som, även om de inte påverkas av avvikelser eller allvarliga fel, skulle kunna optimeras för företagets allmänna välfärd..
Den administrativa kontrollen kontrollerar att allt fungerar bra och att både de föreslagna målen och de nivåer som fastställts på administrativ nivå med avseende på vinst, försäljning, säkerhet etc. uppfylls utan väsentliga ändringar.
På detta sätt blir företaget säkrare, dess standarder och operativa beslutsprocesser blir mer solida..
Att upptäcka en situation är inte särskilt användbart om specifika åtgärder inte vidtas för att omdirigera en negativ omständighet, tack vare den detaljerade och konkreta informationen från den administrativa kontrollen.
Noggrann kunskap om företagets tillstånd, inklusive dess fel, problem och korrekt hanterade aspekter, främjar bättre kommunikation med arbetstagarna och motiverar dem att garantera att nödvändiga aspekter förbättras eller att rätt linje följs..
För tidig diagnos av specifika problem som upptäcks av administrativ kontroll gör korrigerande åtgärder onödiga, eftersom de ersätts av endast förebyggande åtgärder.
Den största fördelen med ledningskontroll är att den skapar en cykel av riktning och kontroll för företagsledning. Beslut fattas effektivare eftersom färre individer är inblandade.
Hjälper chefer att mäta verkliga resultat och som en guide för att uppnå mål.
Affärsorganisationernas moderna trend är mot decentralisering, vilket kräver ett kontrollsystem.
I decentralisering är beslutsfattande myndighet spridd över hela organisationen.
Ledningen måste hålla kontrollen i sina händer för att se om myndigheten används korrekt. Utan adekvat administrativ kontroll kan decentralisering inte lyckas.
Storleken på moderna företag ökar. En stor mängd kapital och ett stort antal personer är anställda i dem.
Detta skapar problemet med korrekt kontroll, eftersom det finns många divisioner som producerar och distribuerar olika produkter. För att samordna deras aktiviteter krävs ett styrsystem.
Förenkla övervakningen genom att peka på betydande avvikelser. Håller anställda i kontroll.
Ett bra kontrollsystem upptäcker svaga punkter mycket snabbt. Detta hjälper till att utöka kontrollområdet på alla nivåer.
Kontrolltekniker skapar en atmosfär av ordning och disciplin i organisationen genom att hitta avvikelser och identifiera de faktorer som är ansvariga för dem.
Detta ökar de anställdas motivation eftersom de känner till det arbete de hålls ansvariga för..
En nackdel med administrativ kontroll är att den kan motverka kreativitet och innovation genom att göra ett företag mer standardiserat och mindre flexibelt..
Organisationer med stram administrativ kontroll har ofta mindre möjlighet att anpassa sig till förändringar på marknaden, deras bransch eller den rättsliga miljön, eftersom de har begränsat omfattningen av möjliga idéer och planer.
Administrativ kontroll tappar sin effektivitet när prestandastandarden inte kan definieras i kvantitativa termer.
Det är mycket svårt att fastställa en kvantitativ standard för mänskligt beteende, effektivitetsnivå, trivsel, anställdas motivation etc. I sådana fall bedöms chefen..
Ett företag kan inte kontrollera externa faktorer, såsom regeringens politik, tekniska förändringar, modeförändringar, förändringar i konkurrenspolitiken etc..
Gräsrotsanställda kan känna sig underskattade och missnöjda eftersom de inte får presentera sina idéer. Anställda känner att kontrollen minskar deras handlingsfrihet. Detta kan leda till stor personalomsättning..
Anställda motstår ofta kontroll. Som ett resultat minskar dess effektivitet.
Organisationer måste spendera mycket tid och pengar på att installera ett administrativt styrsystem.
Fördelarna måste överstiga kostnaden, då är bara kontrollen effektiv, annars leder det till ineffektivitet.
Utan administrativ kontroll är hanteringsprocessen ofullständig. I företag uppstår behovet av kontroll på grund av flera faktorer:
- Det är svårt att fastställa helt exakta prestandastandarder i stora organisationer. Å andra sidan behöver en chef all information i rätt tid, som inte alltid är tillgänglig. Kontroll krävs för att bedöma noggrannheten i standarderna.
- Anställda får stora summor pengar och värdefulla resurser. I avsaknad av kontroll kan de anställda dock ge efter för frestelser. Ett effektivt styrsystem hjälper till att minimera anställdas oärliga beteende.
- I avsaknad av kontroll kan anställda slappna av i sina ansträngningar och deras prestanda kan falla under det normala..
Genom kontroll säkerställs att en organisations resurser erhålls och används effektivt för att uppnå de önskade målen. Administrativ kontroll erbjuder följande fördelar:
Det gör att ledningen kan kontrollera kvaliteten på de olika planerna. Därför kan den avslöja vilka planer som behöver omformas eller vilka mål som behöver ändras..
Förändringar i miljön kan göra originalplaner omöjliga eller bristfälliga. Kontroll hjälper till att granska och uppdatera planer.
Även när en chef tilldelar vissa aktiviteter och delegerar auktoritet till sina underordnade är han fortfarande ansvarig för den slutliga prestationen.
Därför måste en chef kontrollera prestationen för sina underordnade för att säkerställa att de använder den delegerade myndigheten på önskat sätt..
Administrativ kontroll gör det möjligt för chefer att fullgöra sitt ansvar medan de delegerar auktoritet.
Inspirera anställda att arbeta hårt och prestera bättre. När de vet att deras prestationer värderas och deras belöningar är kopplade till den utvärderingen kommer de att försöka bidra med sitt bästa..
Kontroll bidrar till effektiviteten i verksamheten genom att fokusera på att uppnå målen. Därför tillåter det chefer att upptäcka och korrigera fel innan de blir allvarliga, vilket hjälper till att minimera slöseri och förluster..
En administrativ kontroll är varje process, praxis, policy, verktyg, mätning eller system som implementeras för att ledningen ska kunna rikta resurser i en organisation. Följande är illustrativa exempel:
Dokumentera planerna formellt som krav och hantera ändringen av dessa planer.
Ekonomiska kontroller som att utveckla, övervaka och redovisa en budget.
Processen med att komma överens om en uppsättning mål med anställda och utvärdera prestanda mot dessa mål.
Spåra anställdas resultat för att förbättra produktivitet, effektivitet och kvalitet på arbetet.
Processen med att skicka in, utvärdera, godkänna, prioritera, implementera, kommunicera och granska förändringar i en organisation.
Implementera skyddsåtgärder och motåtgärder för att undvika risker för människor, egendom och information.
Implementeringen av processer, procedurer, system, kontroller, mätningar och rapporter för att följa lagar, förordningar, standarder och interna policyer.
Det är den pågående processen att benchmarka företagets resultat mot branschen, konkurrensen eller nuvarande bästa praxis..
Det är den repetitiva processen att göra mätningar av saker, förbättra dem och mäta dem igen..
Se till att utdata ligger inom specifikationen. Till exempel implementera en process för att testa produkter på en produktionslinje.
Det är processen för att förhindra framtida kvalitetsfel. Till exempel praxis att undersöka grundorsaken till alla kvalitetsfel för att identifiera förbättringar.
Förbättra produktiviteten, effektiviteten och kvaliteten genom att ersätta arbetet med automatisering.
Datakontroll inom områden som datakvalitet, dataforföljd, säkerhet, integration och efterlevnad.
Regulera och redovisa lager för att undvika brist eller överutbud.
Kontroll av tillgångar som anläggningar, infrastruktur, maskiner, programvara och immateriell egendom.
Till exempel implementerar ett tillgångsredovisningssystem en lämplig åtskillnad mellan oro över tillgångar..
Ingen har kommenterat den här artikeln än.