De principer för administrativ kontroll är de allmänna reglerna att följa vid analysen av om åtgärderna genomförs som planerat och vidtar nödvändiga korrigerande åtgärder för att bekräfta planeringen.
Att hantera innebär att försöka utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt för att uppnå affärsmålet. Därför omfattar administrationen all verksamhet i företaget.
Administrativa kontroller är den uppsättning förfaranden som är nödvändiga för administrativ och ekonomisk effektivitet. Som en integrerad del av en organisations interna kontrollsystem är dess mål att säkerställa ett fullständigt och snabbt genomförande av ledningens policyer och planer..
Några exempel på administrativa kontroller inkluderar procedurförändringar, utbildning av anställda och installation av varningsskyltar..
De grundläggande principerna för administrativ kontroll kan grupperas i elva kategorier, vilket återspeglar dess syfte och natur, struktur och process. Dessa principer för administrativ kontroll beskrivs nedan.
Det grundläggande målet för administrativ kontroll är att uppnå målen. Detta görs genom att upptäcka brister i planerna.
Potentiella eller faktiska avvikelser från planerna måste upptäckas tillräckligt för att möjliggöra effektiva korrigerande åtgärder.
Ett administrativt kontrollsystem måste upptäcka och belysa orsakerna till avvikelser från planerna med lägsta möjliga kostnader.
Principen om effektivitet är särskilt viktig vid kontroll, eftersom teknikerna tenderar att vara dyra och besvärliga..
En chef kan vara så uppslukad av kontrollen att han kan spendera mer än nödvändigt för att upptäcka en avvikelse. Kontroller som allvarligt stör underordnade myndigheters eller motivationen för dem som genomför planerna är ineffektiva.
Huvudansvaret för att utöva kontroll ligger på den chef som ansvarar för genomförandet av planerna. Deras ansvar kan inte upphävas eller upphävas utan att organisationens struktur förändras..
Ansvaret för kontroll bör ges till specifika personer i varje steg av operationen.
Denna enkla princip klargör den sällan förståda rollen för styrenheter och styrenheter..
Dessa byråer fungerar som en tjänst som tillhandahåller kontrollinformation. De kan dock inte utöva kontroll om de inte får ledningsbehörighet och ansvar för saker som kontrolleras..
Kontroll, som planering, måste vara framåtblickande och förebyggande. Denna princip har ofta försummats, till stor del för att kontrollen har förlitat sig mer på statistik och redovisningsdata snarare än på prognoser och prognoser..
Även om prognoserna inte är korrekta är de bättre än de historiska uppgifterna. Helst bör ett styrsystem ge omedelbar återkoppling för att korrigera avvikelser från önskad prestanda så snart de inträffar..
Om detta inte är möjligt bör kontrollen baseras på prognoserna för att förutse avvikelser över tiden. Mer uppmärksamhet bör ägnas åt att förebygga brister än att åtgärda dem efter det att de har uppstått.
Till exempel kan kontantprognoser bibehålla företagens solvens, förutse kontantbrist och förhindra dem.
De allra flesta kontroller som används idag bygger på det faktum att människor gör misstag. Används ofta som indirekta kontroller för att upptäcka fel, ofta efter det.
När det är möjligt bör direkta kontroller som syftar till att förhindra fel användas. Att förbättra chefernas kvalitet kan minimera behovet av indirekta kontroller. Högkvalitativa chefer gör mycket få misstag och utför alla sina funktioner till bästa fördel.
Kontroll är uppgiften att se till att planerna genomförs effektivt. Därför bör styrtekniker återspegla planernas specifika karaktär och struktur..
Ju tydligare och mer omfattande organisationens planer är och ju mer kontroller är utformade för att återspegla dessa planer, desto effektivare kommer kontrollerna att tillgodose behoven..
Till exempel bör kostnadskontroll baseras på planerade kostnader av en definierad och specifik typ.
Feedbackdata bör först rapporteras längst ner i pyramiden; det vill säga till övervakare och till och med till operativ personal som ligger på de lägsta nivåerna.
Detta kommer att ge anställda möjlighet att kontrollera sina egna situationer, samt påskynda korrigerande åtgärder..
Ett administrativt kontrollsystem överensstämmer med den administrativa myndighetens område och bör återspegla organisationens struktur..
När det administrativa styrsystemet är anpassat till organisationens struktur bestämmer det ansvaret för åtgärden och underlättar korrigering av planernas avvikelse.
På samma sätt måste informationen för utvärdering av prestanda mot planer skräddarsys för positionen för chefen som ska använda den. Med andra ord måste alla siffror och rapporter som används för kontrolländamål vara i termer av organisationen..
Kontroller blir effektiva när de överensstämmer med positionen, det operativa ansvaret, kompetensen och behoven hos den berörda individen..
Omfattningen och detaljerad information som krävs varierar beroende på nivå och roll för ledningen.
På samma sätt föredrar olika chefer olika former och enheter för informationsrapportering. Därför måste kontrollerna uppfylla varje chefs individuella krav..
Alla operationer har vissa utsatta eller kritiska punkter. Det är dessa som orsakar flest problem och leder till stora avvikelser.
En chef, medan han utövar kontroll, bör fokusera på de faktorer som är kritiska för att utvärdera prestanda.
Det skulle vara onödigt och oekonomiskt för en chef att verifiera alla detaljer i prestanda. Därför måste du fokusera din uppmärksamhet på kritiska prestandapunkter.
Kontroll visar sig vara slöseri med tid om korrigerande åtgärder inte vidtas. Korrigerande åtgärder kan innefatta omprövning av planer, omorganisation, ersättning eller utbildning av en underordnad, motivation av personal etc..
Kontroll är motiverad endast när angivna avvikelser från planer korrigeras genom korrekt planering, organisation, bemanning och riktning..
Ingen har kommenterat den här artikeln än.