Formen av inköpsrekvisition Det är dokumentet som genereras av en användaravdelning eller av lagerpersonal som meddelar inköpsavdelningen de artiklar som behöver beställas, kvantiteten och leveranstiden. Att köpa i ett företag börjar med att samla in krav.
När de har sammanställts ska inköpsavdelningen informeras. Inköpsrekvisitionen är det dokument som innehåller listan över dessa krav. För att förhindra bedrägeri får avdelningschefer i allmänhet inte göra beställningar direkt från leverantörer eller köpa på företagets vägnar..
Istället är det en annan avdelning som kallas inköpsavdelningen som faktiskt gör beställningar hos externa leverantörer. Cheferna för de olika avdelningarna använder formuläret för inköpsrekvisition för att informera denna avdelning om vilket material som behöver köpas..
Inköpsrekvisitioner och inköpsorder är nyckeldokument i processen att förvärva de varor som företaget behöver för sin verksamhet, vilket standardiserar orderprocessen internt och externt..
Artikelindex
Viktiga punkter för inköpsrekvisitionen är följande:
- Det är en begäran till inköpsavdelningen att förvärva en viss materiallista.
- Du behöver godkännande från inköpsorganisationen.
- Det är ett internt dokument; det vill säga det förblir inom organisationen.
Du kan skapa en inköpsrekvisition för följande typer av upphandling:
Att få leveranser och material från leverantörer, både för produktionsprocesser som kontorsvaror och andra tillgångar.
Att leverera råvara till en leverantör och därmed få en färdig produkt.
Att skaffa material som förvaras i företagets anläggningar och leverantören betalas för det.
Att skaffa material från en annan avdelning eller ett område som ligger inom samma organisation.
Att få tjänster från en tredjepartsleverantör, såsom att utföra anläggningsunderhållsarbete.
De grundläggande komponenterna som utgör en inköpsrekvisition är:
- Rekvisitionens nummer som gör det möjligt att identifiera dokumentet. Måste vara förtryckt.
- Begärande avdelning.
- Begäran och önskat leveransdatum.
- Namn på den person som förbereder rekvisitionen och signaturen för den person som utför motsvarande tillstånd.
- De begärda artiklarna måste beskrivas i detalj för att undvika felaktiga uppgifter. Beloppet måste vara exakt; det är mycket viktigt att placera den önskade enheten (kilo, liter, enheter etc.).
- Underskrift av inköpsavdelningschefen som godkänner eller inte godkänner köpet.
- Om offert redan har begärts från leverantörer måste de bifogas rekvisitionen.
Inköpsrekvisitionsprocessen används av organisationer för att göra och spåra beställningar på leveranser. Dessa kan vara allt från råvaror till kontorsmöbler och mer.
När en avdelningschef anser att materialet börjar ta slut fyller de i beställningsformuläret, som inkluderar fälten som anges ovan..
En inköpsrekvisition är det formulär som en företagsavdelning skickar till inköpsavdelningen med en lista över de varor som den vill beställa från en extern leverantör..
Denna process gör det möjligt för användare att göra en beställning, få chefsgodkännande och viktigast av allt tillåta tredjepartsleverantörer att lämna in prisuppgifter..
När inköpsansvarig får inköpsrekvisitionen i denna process kan han granska all information som skickats av den ursprungliga användaren. Chefen väljer helt enkelt om rekvisitionen är godkänd eller inte.
Om det inte godkänns finns det en ruta för att ange orsaken till beslutet och den begärande avdelningen kommer att informeras om detta beslut. Om chefen ger sitt godkännande blir nästa steg dock att begära en offert från leverantörerna.
Ibland behöver avdelningar i ett företag material; inköpsrekvisitionen initierar köpprocessen. Inköpsavdelningen kommer att agera i enlighet med styrkan i dokumentet.
Om det finns ett problem kommer dokumentet att fungera som bevis för att en avdelning beställde leveranserna med en viss kommunikation.
Om det inte finns några korrekta kontroller kan personalen bedriva bedrägeri, eftersom de kan begära material för personligt bruk..
Med en inköpsrekvisition finns åtgärder för att säkerställa att inget bedrägeri bedrivs. Ansökan måste gå igenom flera händer för att säkerställa dess noggrannhet och nödvändighet.
Med genomförda rekvisitionsbeslut undviks möjligheterna till bedrägeri. Företagets tillgångar skyddas också.
När en organisation kräver att alla rekvisitioner utförs centralt via inköpsavdelningen är det enkelt att hantera hela processen.
Köpare gynnar också, eftersom de nu kan samla inköp och utnyttja organisationens köpkraft för att förhandla om bättre villkor..
Rekvisitionsnummer: 00455
Datum: 15 maj 2018
Sökandens namn: Annaliese Corvo
Befattning: handledare
Avdelning: Personalutbildning
Anledning till begäran: Följande artiklar krävs för att användas i utbildningen "Kvalitetssäkring", som kommer att ges under veckan 16 till 20 juli 2018.
- 01 blädderblockfodral.
- 12 pennor.
- Blädderblock 01 med 20 vita ark: 1 meter bred x 1,5 meter lång.
- 12 fullstora anteckningsböcker med en rad.
- 06 färgade whiteboardmarkörer.
- 12 raderare.
- 12 blå bläckpennor.
Två offerter mottagna från pappersleverantörer bifogas.
Auktoriserad av: Alberto Moreno
Befattning: Personalchef
Personalförvaltning
Produktionsavdelningen för Confecciones Tely, S.A. Du måste beställa olika material och fylla i beställningsformuläret. Detta formulär meddelar inköpsavdelningen att dessa leveranser behövs..
Inköpsavdelningen kan godkänna eller neka den mottagna rekvisitionen. Om den godkänns skapas en inköpsorder.
Inköpsordern skickas till säljaren för att köpa produkterna. Leverantören producerar och levererar produkterna med en faktura.
Mottagningsavdelningen tar emot produkterna och levererar mottagningsrapporten till redovisningsavdelningen.
Om alla dokument överensstämmer, utfärdar bokföringsområdet godkännandet av fakturan till kassören, vilket indikerar att betalningen kan göras till leverantören..
Ingen har kommenterat den här artikeln än.